بیشتر بخوانید

درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟

درخواست پیشنهاد (RFP) یک سند تجاری است که یک پروژه را توصیف می کند، جوانب آن را اعلام می کند و از پیمانکاران واجد شرایط میخواهد برای تکمیل آن درخواست دهند. اکثر سازمان ها ترجیح می دهند پروژه های خود را با استفاده از RFP راه اندازی کنند و بسیاری از دولت ها همیشه از آنها استفاده می کنند. هنگام استفاده از RFP، واحد درخواست کننده پیشنهادها مسئول ارزیابی امکان سنجی پیشنهادات ارسال شده، سلامت مالی شرکت های مناقصه گزار و توانایی هر داوطلب برای انجام پروژه است.

درک یک درخواست برای پیشنهاد

RFP ها برای پروژه های پیچیده استفاده می شوند که اغلب به تعدادی پیمانکار فرعی نیاز دارند. آنها سازمان صادر کننده RFP، محدوده پروژه در حال انجام و معیارهای ارزیابی ورودی ها را توصیف می کنند. آنها همچنین روند مناقصه و شرایط قرارداد را شرح می دهند.

این درخواست ها شامل بیانیه ای از کار است که وظایفی را که باید توسط برنده مناقصه انجام شود و جدول زمانی پایان کار را شرح می دهد.

RFP ها همچنین به مناقصه گران در مورد نحوه آماده سازی پیشنهادات، با راهنمایی های خاص در مورد نحوه قالب بندی و ارائه پیشنهادات توصیه می کنند. آنها به طور کلی شامل دستورالعمل هایی در مورد اطلاعاتی که پیشنهاد دهنده باید شامل و قالب مورد نظر باشد را شامل می شود.

شرایط لازم برای RFP

ممکن است از سازمان‌های دولتی یا سایر نهادها خواسته شود که درخواست‌هایی برای پیشنهادات ارائه دهند تا رقابت کامل و آزاد را فراهم کنند و هزینه راه‌حل را کاهش دهند. پذیرش پیشنهادی که بیشتر به مشخصات پاسخگو باشد ممکن است همیشه به معنای پایین‌ترین قیمت پیشنهادی نباشد.

فرآیند RFP با تهیه پیش نویس درخواست پیشنهاد آغاز می شود. مناقصه گران درخواست را بررسی کرده و پیشنهاداتی را برای بهبود ارائه می کنند. پس از اجرای بازخورد، درخواست نهایی برای پروپوزال صادر می شود. سپس مناقصه گران پیشنهادات خود را ارائه می دهند.

مشتری انتخاب را به گروه کوچکی از پیشنهاد دهندگان محدود می کند و در مورد قیمت گذاری و جزئیات فنی وارد مذاکره می شود. مشتری ممکن است از مناقصه گران باقی مانده بخواهد که قبل از اعطای قرارداد، بهترین و نهایی را ارائه دهند. سپس قرارداد به شرکت ارائه می شود که بهترین راه حل را برای این موضوع ارائه می دهد.

مزایای RFP

RFP تا حدی یک تبلیغ است. اعلام می‌کند که یک پروژه در حال انجام است، و در را به روی نامزدهای واجد شرایطی که می‌توانند کار را انجام دهند باز می‌کند.
در دولت، RFP به عنوان راهی برای اطمینان از حذف دوستی به عنوان عاملی در پاداش قراردادها اتخاذ شده است. همچنین روند را به روی رقابت باز می کند، که می توان انتظار داشت که هزینه های پروژه را پایین تر نگه دارد.

تفاوت های RFP vs. RFQ vs. RFI
درخواست برای پیشنهاد (RFP)، درخواست برای نقل قول(RFQ) و درخواست اطلاعات (RFI) سه نوع متمایز از اسنادی هستند که کسب و کارها و سایر نهادها برای ارتباط با جامعه تجاری برای تامین کنندگان یا پیمانکارانی که ممکن است بتوانند برای کار از آنها استفاده کنند.

نمونه ای از RFP

به عنوان مثال، اداره راه آهن درخواستی برای پیشنهادات مالی، طراحی، ساخت، بهره برداری و نگهداری یک سیستم راه آهن پرسرعت صادر می کند. افراد علاقه مند پیشنهاداتی را با شرایط مندرج در سند ارائه می کنند. بر اساس پیشنهادات دریافت شده در مهلت مقرر، وزارت حمل و نقل کمیسیون هایی را برای بررسی بیشتر و توسعه پیشنهادات ایجاد می کند. در نهایت واحد مربوطه پیشنهادی را انتخاب می کند که بیشترین اهداف خود را در بر می گیرد و شرکت را برای انجام کار استخدام می کند.

تفاوت بین RFP و RFQ چیست؟

مثلا یک فروشگاه سخت افزار در حال گسترش بخش لوازم باغبانی خود است و باید تامین کنندگان لازم برای پر کردن قفسه های خود را پیدا کند. ممکن است درخواستی برای قیمت گذاری (RFQ) به تعدادی از تامین کنندگان بالقوه محصولات باغبانی ارسال کند. پاسخ‌ها آن را قادر می‌سازد تا با یک یا چند تامین‌کننده از نظر کمیت و کیفیت کالاهای مورد نیاز خود، با قیمتی که تعیین می‌شود، رابطه برقرار کند.
هنگامی که یک شرکت یا سازمان دیگری یک RFQ ارسال می کند، دقیقاً می داند به چه چیزی نیاز دارد و به دنبال بهترین تامین کننده یا تامین کنندگان است.
RFP یک فرآیند بازتر است. کسب و کار یا سازمان به دنبال پیمانکاران واجد شرایط برای انجام یک پروژه جدید است. پروژه و اهداف آن با جزئیات تعریف شده است، اما در پاسخ ها فضایی برای خلاقیت وجود دارد. به عنوان مثال، یک RFP برای یک پارک کودکان ممکن است به پیمانکار اجازه دهد که چیدمان، تجهیزات و امکانات دقیق پارک را پیشنهاد دهد.

بعد از RFP چه اتفاقی می افتد؟
 پیشنهادات برای بررسی ارائه می شود. بسته به اندازه و دامنه پروژه، این بررسی ممکن است یک فرآیند چند سطحی باشد که شامل تعدادی کمیته می شود. در فرآیند بررسی برای محدود کردن پیشنهادها به چند نامزد نهایی، ممکن است از آنها خواسته شود اطلاعات بیشتری را برای انتخاب نهایی و تاریخ شروع پروژه ارسال کنند.

در نهایت

درخواست برای پیشنهاد پروژه را برای شرکتی که آن را صادر می کند و همچنین شرکت هایی که به آن پاسخ می دهند تعریف می کند. یک RFP که به خوبی نوشته شده است، قصد پشت پروپوزال را نشان می دهد و تضمین می کند که نتیجه نهایی انتظارات را برآورده می کند.

منبع:investopedia